Türkiye Konferans Tercümanları Derneği

Harcama Politikası

AMAÇ

İşbu politika Türkiye Konferans Tercümanları Derneği’nin kurumsal harcamalarında geçerli olacak ilke ve kuralları belirlemek üzere hazırlanmış ve Yönetim Kurulu onayıyla yürürlüğe girmiştir.

KAPSAM

Dernek bütçesinden yapılacak harcamalar aşağıdaki üç kategoriden biri altında değerlendirilir. Hiçbir kategoride yer almayan harcamalar için Yönetim Kurulu inisiyatif alma yetkisine sahiptir.

GENEL KILAVUZ İLKELER

Dernek bütçesinden yapılacak harcamalarda her zaman Derneğin yüksek menfaati gözetilir. Şeffaflık, hesap verebilirlik, adalet ve sorumluluk harcama kararlarında uyulacak temel ilkelerdir. Fiyat sınırlamalarında sürekli güncellemeyi gerektirmemek için birim olarak güncel aidat tutarı kullanılmıştır.

Dernek tarafından, Dernek için veya Dernek adına yapılan harcama ve bağışların tamamı belge karşılığı olmalı, Yönetim Kurulu kararı olarak kayıtlarda bulunmalı ve Denetim Kurulu tarafından her yıl denetlenip onaylanmalıdır.

HARCAMA VE BAĞIŞLAR

1. Faaliyet harcamaları

a. Dernek, ana tüzüğünde belirtilen amaçlarını yerine getirmek için faaliyet düzenlerken üçüncü taraflardan ürün ve/veya hizmet alabilir. Tedarikçiye Yönetim Kurulu karar verir.

b. Altı (6) aidat tutarına kadarki ürün ve/veya hizmet alımlarında tedarikçinin güvenilirliği, birlikte iş yapma kolaylığı ve ürün/hizmet kalitesi belirleyicidir. Altı (6) aidat tutarının üzerindeki harcamalar için bu etkenlere ek olarak fiyat karşılaştırması yapılabilmesi için en az üç teklif toplanır; ürün/hizmet, en çok kriteri karşılayan tedarikçiden alınır.

c. Teklifler elektronik olarak saklanır, Denetim Kuruluna yıllık olarak verilen hesaplarla birlikte Sayman tarafından iletilir.

2. Dernek üyeleri ve Dernek dışında kişiler için yapılacak bağışlar ve verilecek hediyeler

a. Yönetim Kurulu, Dernek üyelerinin doğum ve evliliklerinde; sergi, kitap, oyun gibi kişisel başarılarında; üyelerin ve birinci derece yakınlarının vefatında toplum yararına çalışan bir STK’ya Dernek adına bağış yapabilir. Yapılacak bağış en fazla yarım aidat değerinde olabilir.

b. Dernek kutlamalarında yapılacak çekiliş, meslekte kıdem ödülleri gibi durumlarda verilecek hediyeler en fazla bir (1) aidat değerinde olabilir.

3. Seyahat ve konaklama

a. Yönetim Kurulu ve diğer kurulların üyeleri dahil, Derneği farklı kurum veya platformlarda temsil eden üyelerin seyahat masrafları, davet edildikleri kurum tarafından karşılanmıyorsa Dernek tarafından karşılanır. Maliyeti düşürmek için seyahatler mümkün olduğu kadar erken planlanır, toplu taşıma tercih edilir, fiyat karşılaştırması yapılır. Harcama yapılmadan önce Yönetim Kurulunun yazılı onayı alınır. Harcama yapıldıktan sonra belge karşılığında üyeye ödenir.

b. Derneği temsil amaçlı yapılan toplantı katılımlarında gönüllülük esastır.

c. Söz konusu üyenin gittiği şehirde yapacağı yemek harcamaları, davet edildiği kurum tarafından karşılanmıyorsa Dernek tarafından karşılanır. Günlük harcamaların tutarı en fazla yarım aidat değerinde olabilir.

d. Konaklamanın davet eden kurum tarafından karşılanmadığı ve kaçınılmaz olduğu durumlarda söz konusu üye, ulaşım kolaylığı, konfor ve fiyat açısından uygun bulduğu seçenekleri fiyatlarıyla Yönetim Kuruluna sunar. Yönetim Kurulunun yazılı onayıyla yapılan harcama daha sonra belge karşılığında üyeye ödenir.

e. Kurul toplantılarına fiziksel katılımda temel ilkeler yerindelik ve yerindenliktir. Böyle bir katılımın amaç için gerekli bulunduğu durumlarda gidiş-geliş şehir dışı seyahat hakkı Yönetim Kurulu için yılda toplam 8, Aday ve Yeterlik Kurulu için 6, Denetim Kurulu için 1 ve Etik Kurul için 2 ile sınırlıdır. Kurul üyelerinin ikamet ettiği şehirlere göre seyahat sayısı Yönetim Kurulu tarafından yeniden değerlendirilerek karara bağlanabilir.